SEMANA 13: AUDITORIAS 8.2.2

AUDITORIAS

Se le llama auditoría de calidad al proceso de revisión, evaluación y validación por el que deben pasar las organizaciones que deseen acogerse a las directrices de la norma ISO 9001 en temas de calidad. También para aquellas que, habiendo sido certificadas, se propongan renovar dicha certificación.

PRINCIPALES TIPOS DE AUDITORIAS

ISO establece dos tipos de auditorías: internas y externas. La primera es la que realiza la propia empresa como parte del proceso de autoevaluación y preparación para la segunda, que recae en manos de auditores externos.

En principio pueden parecer más sencillas las auditorías internas que las externas. Sin embargo, no es así del todo. Autoevaluarse exige una metodología y unos criterios bien definidos si se quiere garantizar la independencia y la eficacia del proceso. Esta labor puede realizarse de dos maneras:

·         Por integrantes de la propia organización: personas vinculadas laboralmente a las actividades. Esta metodología tiene la ventaja de que dichas personas conocen de cerca los procesos internos, sus singularidades, dinámicas y resultados. El reto está en mantener la distancia.

·         Por auditores externos contratados por la empresa: a través de servicios de consultoría o similares. En este caso se gana en imparcialidad, pero, a la vez, se pierde la valoración de quienes están involucrados en los procesos.

Para la norma ISO 9001, las auditorías internas de calidad constituyen un importante paso en el proceso de certificación de las empresas, pues se trata del primer indicador para determinar sus avances en dicha materia. Es decir, a través de éstas se identifican problemas y se implementan las mejoras pertinentes.

 Las auditorías de calidad tienen como objetivo medir el grado de calidad de un sistema u organización. En otras palabras, su nivel de alineación, los recursos empleados, los materiales, la comunicación entre sus distintas secciones o departamentos, el tipo de gestión, etc.

Los pasos básicos que debe tener una auditoría interna, más allá del tipo de empresa o compañía, son los siguientes:

1.    Definir el grupo de auditores: tanto si son parte de la compañía o no, es necesario dejar claro quiénes llevarán a cabo las labores de auditoría. Lo ideal es que todos los integrantes de la empresa estén al tanto.

2.    Crear un plan de auditoría: el grupo de auditores y los directivos de las empresas deben elaborar un plan de acción con fechas, horarios y plazos para que la auditoría pueda llevarse a cabo. En esta fase también se suele solicitar la documentación que haga falta.

3.    Fijar el alcance de la auditoría: inmediatamente después, debe quedar claro cuáles serán las áreas auditadas dentro de la organización. Por lo general, cuando se trata de auditorías de calidad, el análisis se extiende a cada una de las secciones que intervienen directa o indirectamente en los procesos. Se trata de una evaluación estructural y no parcial.

4.    Entrevistas de campo: en esta etapa, los auditores pasan del plan fijado al campo de evaluación. Realizan entrevistas, miran de primera mano los procesos y, al finalizar, contrastan sus observaciones con la documentación respectiva. En este momento del proceso es cuando se confirma la calidad de un sistema o, por el contrario, quedan en evidencia sus fallos. Cualquier disfunción o error debe quedar debidamente documentado.

5.    Conclusiones: el proceso de auditoría interna concluye con una reunión en la que auditores y auditados discuten en torno a los resultados. Luego, el grupo evaluador prepara un informe escrito con recomendaciones, observaciones, valores atípicos y una calificación numérica del sistema de calidad de la organización. Este documento será el que la empresa tome como referencia para implementar las mejoras que haga falta, así como para saber  si está o no en condiciones de iniciar un proceso de auditoría externa por parte de los especialistas de ISO 9001.